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Saiba por quanto tempo os escritórios contábeis e as empresas devem guardar documentos municipais, e


Os escritórios contábeis são os que mais produzem papéis diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro dos mesmos.


Todos os documentos contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação.


Caso a guarda de documentos seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. Uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.


Para te ajudar a saber por quanto tempo você deve armazenar esses papéis no seu escritório contábil ou na sua empresa, preparamos uma lista com os principais documentos municipais, estaduais e federais e respectivos prazos. Confira:

 

Documentos Municipais:


Nota Fiscal de Serviço    5 anos
Fatura de Serviço    5 anos
Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs)    5 anos
Documentos em Geral    5 anos
Pagamento de ISS    5 anos


Documentos Estaduais:


ICMS    5 anos
Despacho de Transporte    5 anos
Cupom Fiscal Emitido por ECF    5 anos
Manifesto de Carga    5 anos
Nota Fiscal de Serviços de Transporte    5 anos
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor    5 anos
Livro de Registro de Inventário    5 anos
Livro de Registros de Apuração de IPI    5 anos
Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A    5 anos
Livro de Registro de Entradas e Saídas    5 anos


Documentos Federais:


Termo de Rescisão de CT    2 anos
Pedido de Demissão    2 anos
Aviso Prévio    2 anos
Livro de Atas (CIPA)    5 anos
Livros de Escrituração Fiscal/Comercial    5 anos
Controles de Ponto    5 anos
DIRPF    5 anos
PIS/COFINS    5 anos
Folha de Pagamento    10 anos
Recibos de pagamento de 13º    10 anos
Guia de Previdência Social    10 anos
Guia de Recolhimento do FGTS    30 anos
Contrato de Trabalho    Indeterminado
Livro ou ficha de colaborador    Indeterminado

 

A solução encontrada para este problema é a digitalização de todos os processos, visando diminuir a necessidade de documentação física, melhorando a organização e controle dos mesmos.
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Fonte: Contábeis

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