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LGPD: O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS FÍSICOS E DIGITAIS


LGPD: O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS FÍSICOS E DIGITAIS

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor e as multas e sanções começarão a ser aplicadas em agosto.

Para quem lida diariamente com documentos físicos e digitais, é necessário realizar algumas ações para preservar os dados dos clientes e não ocasionar em sofrerem sanções.

Confira algumas ações que podem ajudar as empresas:

 

Como gerenciar os dados

O primeiro passo é produzir um inventário de dados, que pode ser dividido nas seguintes categorias:

? Ativos: ferramentas e plataformas que armazenam os dados;

? Atividade de tratamento: processos que envolvem as coletas dessas informações;

? Bases de fornecedores: tudo que é armazenado de terceiros;

? Entidades jurídicas: eventuais contratados para coletar e processar informações pessoais - é necessário registrar quais métodos e meios foram utilizados.

 

Após produzir o inventário, é necessário fazer um relatório de conformidade. Ele determinará, portanto, o tempo que cada dado ficará armazenado. É necessário haver atenção quanto a isso: caso a autoridade responsável solicite uma auditoria, esse documento deverá ser apresentado.

 

O ciclo da vida do documento

Uma das exigências da lei é para que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, e a empresa deverá processar, armazenar e, após o término de sua finalidade, destruir ou armazenar esse material.

Para tanto, é necessário a criação de um programa de privacidade para gerenciar todo o processo. O controlador e o operador devem manter o registro das atividades de tratamento. Ele precisa identificar quais tipos de papéis/dados são arquivados, a finalidade de cada um e a temporalidade. Sempre de acordo com as bases legais.

 

Como guardar o documento físico

Em casos que possuem a necessidade de destruições de documentos, isso só pode acontecer após um tempo mínimo de armazenamento. Enquanto isso, este documento precisa ser acomodado em local que tenha restrição de acesso, vigilância e climatização. Deve ser cuidado para não haver degradação.

 

Como descartar os documentos

O descarte do dado deve acontecer de maneira segura. Existem empresas especializadas neste tipo de serviço, principalmente quando físico. Após a destruição, as empresas emitem um certificado que comprova o encerramento correto do ciclo de vida do documento.

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